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あれ、ワードとかエクセルの使い方に進まないの？ と、読まれてて思う方がいると思うのですが、実は、ソフトの使い方よりも重要なことがあります。 仕事では、あまり教えてくれない重要なこと。 それは、フォルダ分けです。 通常、自分のパソコンだったら、写真とか動画とか年賀状とか適当にフォルダ名をつけていると思います。 ただ、仕事の場合は別です。 業務としてデータをやり取りする以上、同僚があなたのフォルダを見ることがあるのです。 急にインフルエンザで休まなければいけない時、必要なデータの場所を電話で伝えることはできますか？ 私？ 私はエクセルで延々とデータの保存場所とデータ名を控えた、お仕事リストを作っているのでそれを見てもらえれば大丈夫です。 後は、日付と何をしているかを記載したフォルダ構成になっているので、同僚が探しやすくなっています。 と、言いますか、私のお仕事リスト、みんなが勝手に活用しています。え‥‥‥と思いましたが(^^;) 自分でメモ取ろうよ‥‥‥みんな。 フォルダや、データには並ぶ順番があります。 昇順、降順の時に便利です。 1：記号（#や@）（＆や％や＊などはフォルダ名に使わないようにしましょう！！） 2：数字 3：英語 4：ひらがな、カタカナ 5：漢字 という順番で並びます。  ですので、仕事でのフォルダ構成のおススメは 頭に数字をつけることです。 その時、一桁の数字は必ず0をつけましょう。 01_フォルダ名 02_フォルダ名  などとしておけば、1、11、12、2、3、4‥‥‥などという汚いフォルダ順にはなりません。 一緒に、数字の後ろに「_（アンダーバー）」をつけておくと読みやすいです。 こうしておけば、途中でフォルダが増えたとしても、変な位置に入り込むことを防げます。 あと、おススメはOLDフォルダを作成しておくこと。 業務が終わったものや、修正する前のデータなど、捨てるのは簡単ですが、意外と一か月後とかに「前のデータ取ってない？」とか聞かれることがあります。 ですので、いらないと思っても、いったんはOLDフォルダに入れて、半年ほどしたら完全に消去するという方法がおススメです。 （会社のパソコンの容量もあるので、そこは臨機応変に） 後は、ローカルにも保存しておくことですね。 会社の場合はサーバーというみんながアクセスできる場所に保存場所があり、パソコン本体に保存しないことが多いのですが、念のためにパソコンのローカルディスク（ドキュメントやピクチャなどの場所のこと）に保存しておくのもひとつの手です。 職場によっては、ローカルに保存するのは禁止になっている場合などもあるので、上司に確認をしておきましょう。 タンスの整理整頓と一緒で、これってば物凄く性格が出ます。 上記のフォルダ見ただけでなんとなく「マメな人だな〜」って思いませんか？ ちょっとした工夫で仕事がしやすくなりますし、印象もよくなります。 ぜひ、実践してください。 |
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031：フォルダ分けはタンスの整理整頓と一緒
